取引の証拠書類は請求書や領収証です。いつ、何を、誰に、いくら請求していつ、どこに入金されたか、
又は請求があって支払ったかということを証明する書類は決まった所に置いて、いつでも見られるようにしておくべきです。個人でも会社組織でもこれは基本です。

電車やバスの切符など、領収証を発行しない支払いは出金伝票を使うとか、ＰＩＴＡＰＡや回数券を利用するとか、交通費精算書に記入して毎月精算するとか、証拠書類を残す工夫をします。

要は、現金は減っているのに何に使ったのかわからないということがないようにする。

ということです。

起業はしたものの、赤字で今は税理士に払う資金がないというときでも、証拠書類さえあれば何とかなるからです。

資金がないから申告はしなくても良いという訳ではありません。
個人の確定申告は所得がなければ申告不要ですが、青色申告の特典は受けられませんし、その後3年以内に申告所得が出た時には節税もできません。
法人は所得の有無にかかわらず申告義務があります。

もう一つ、

書類がなければ儲かってるのか、そうでないのか、誰にも計算できないからです。
たとえ、本人がこれこれです。と言っても、それは自己流で計算した結果かもしれないし、
漏れているものもあるかもしれないし、嘘も入っているかもしれない。
税務調査でもあれば、まず推計課税されることを覚悟しなければならんということです。

赤字やから税金はかからんって？

それなら資金がなくなった時点で潰れますよ。